福岡のシステム開発ｰソフトウェア開発

パッケージの販売管理システムは、コストも下がり導入もしやすくなりましたが、基本的に出来上がった商品の売上、仕入及び入金・支払の管理が主体に考えられています。

市場には受注してから工場で商品を作ったり、受注後サービスを提供している会社も多く存在します。これらの企業では販売管理パッケージで売上を上げる前に、前工程の工程管理システムが必要ですが、対応可能なパッケージソフトがなくて困っている中小企業の事例が多く見受けられます。

比較的大きな企業では、完全にシステム化出来ている場合もありますが、社歴の浅い中小企業では導入コストの面から手作業に頼っているのが実状です。インターネット環境の発展により、良い商品を持ちマーケティングがうまくいくと、受注が急激に増えるケースが多くなっていますが、工程管理を人的作業行っている場合、携わるスタッフの数が増えると効率が急激に落ちてしまい、このことが中小企業の発展のボトルネックになっている事例が多く見受けられます。

「つながるＣＲＭ」（工程管理オプション）では、市場から要望の多かった低コストで構築できる工程管理＋販売管理システムの実現を行いました。具体的には、ＣＲＭシステムに汎用的に使える工程管理システムを追加し、弊社のリンク技術（ソフトをつなぐ技術）を活用し販売パッケージやＥＸＣＥＬを連携することで実現いたしました。大きなメリットとして驚異的な低コスト・短納期でシステムの構築ができ、業務の効率化とミスの削減ができる点です。また売上までのお問い合わせに対応するため、電話・ＦＡＸ・メールから工程にジャンプできる機能も用意いたしました。

下記の事例を通して説明していきます。

例１：カーフィルム施工会社では、受注後に作業者の効率を考慮して施行日の決定やデザイン作業の工程管理が必要になります。作業が完了したら報告書をＦＡＸ・メールして売上処理します。

例２：記帳代行会社での入力用経理伝票画像の受取と受注処理、その後の伝票入力処理、完了報告、売上等の工程管理をシステム化する必要があります。

例３：受注してから商品を作るタイプの企業では、材料の発注と入荷、製造、納期管理が必要です。

「つながるＣＲＭ」（工程管理オプション）を使って、車の遮光シールやデザインを施工する企業の事例を紹介いたします。

個人ユーザーや車のディーラー／カー用品店が主なお客様です。

業界特有の項目と希望事項を列挙してみます。

・注文は電話が多いですが、図面のやり取りもあるのでＦＡＸやメールも多い。

・注文を電話で受けながら入力したいので、録音機能がほしい。

・図面は工程管理の中でも管理して、いつでも見えるようにしておきたい。

・カーディーラー／カー用品店からの受注の場合、施工場所が違う時、ＦＡＸでの完了報告書の送付を行います。

・施工後に「弥生販売」で簡単に受注伝票から売上処理を行いたい。

・得意先はカーディーラーで、請求先は本社の場合があります。→弥生の仕様でクリア

・社内の売上集計は、企業、店舗、相手先担当者で統計を取りたい。→弥生の機能でEXCELデータ出力、お客様が集計することでコストダウン。

・施工スタッフの効率を上げるために、施行日を細かく調整する工程管理が重要。

これらの要望を、パッケージソフト「接客ナビ」、「つながるＣＲＭ（工程管理オプション）」、連携ソフトでまとめることで低コスト化が実現できました。また一部は今まで使っていたＥＸＣＥＬ表の活用と弥生販売のＥＸＣＥＬ出力機能を使い、企業の担当者の方に集計表を作っていただくことで更なる高機能化と低コスト化の両立を図っています。

・工程の検索ができます。

・データベースの作成、名称の変更が自由にできます。

・幅の変更、順番の変更がＰＣごとに自由に行えます。

・自分で作った抽出条件をボタンに設定できます。

・連携ソフトの設定ができます。

抽出条件を設定するとボタンに登録できます。

完了報告書はEXCELを活用して作成。そのままＦＡＸ送信もメールで添付も可能です。

デザイン等の施工の場合、指示書を無償ソフトGoogleスプレッドシートに記録して全員で共有して使います。リンクソフトで連携できます。

受注伝票を確認するときはワンクリックで伝票に飛んできます。

売上伝票を入力するときは、ワンクリックで受注伝票から売上伝票を作りますので、入力の手間もミスも省けます。

特殊な集計表が欲しい時は

弥生販売のレポート機能にあるＥＸＣＥＬ出力でデータを書き出します。その後、自分で集計表を一度作成したら、次からはワンクリックで出力可能にできます。

①電話がなると販売管理の該当顧客の受注入力画面に飛ばせます。 お客様との通話は全て残りますので、安心して話しながらＰＣ入力出来ます。

②ＦＡＸの情報は着信も送信も全てコンタクト履歴として「接客ナビ」画像が残ります。図面はクラウド上において工程管理で共有して使うことが出来ます。

③メールをつまんで「接客ナビ」に落とすだけで「つながるＣＲＭ」の顧客画面に飛ばせます。添付ファイル（PDF、EXCEL）が施工図面のときは⑥のクラウドに置いてリンクして使います。メール内容が注文のときは、得意先コードを持って弥生の受注入力に飛ばすことが出来ます。

④今までは難しかった紙で図面等をもらったときもスキャナで読み込んで、「つながるＣＲＭ」に残しておけます。（⑥）

⑤メールの多いお客様ではメール共有ソフトを導入することで、複数のスタッフでメールを共有して業務の遂行が可能になります。「接客ナビ」と相互にリンクできますので、 電話履歴もメール履歴もどちらからも呼び出せます。

⑥「接客ナビ」はつなげる技術（リンクテクノロジー）を使ってネット上にある無償で使える便利なソフトとつないでいます。初めての電話番号を「無償電話案内104」で更新したり、⑦お客様の住所からGoogle地図に飛んだり出来ます。

⑧「接客ナビ」、「ＣＲＭ」、「工程管理」からは得意先コードを持って弥生販売の見積・受注・売上・入金等の入力画面に直接飛ばすことが出来ます。伝票ＮＯで伝票の表示・修正も可能です。工程管理業務の飛躍的なミスの低減と効率化を可能にできます。

※弥生販売で説明していますが、ＰＣＡ及び応研の販売管理にも対応可能です。

⑨完了報告書の送付では、お客様がこれまで使っていたＥＸＣＥＬシートをそのまま利用してリンクソフトでつなぐことで短納期・低コストでの開発を可能にしています。出来たＰＤＦはそのままＦＡＸ送信やメールに添付して送信できます。