システム開発ｰソフトウェア開発

１．在庫商品が多い企業で、受注部分の業務の効率化（通常の販売管理）

２．在庫をほとんど置かない企業で、受注と発注をまとめられる受発注業務の効率化

３．在庫をほとんど置かない企業で、受注に対して発注先が異なる受発注業務の効率化

１．在庫商品が多い企業で、受注部分の業務の効率化（通常の販売管理）

RPAを駆使した受注データ取込の効率化が行えます。
市販の販売管理ソフトが使えるため導入コストの削減と法改正等によるカスタマイズ費用の低減を実現しました。

２．在庫をほとんど置かない企業で、受注と発注をまとめられる受発注業務の効率化

在庫を置かずに、注文をそのまま仕入先に発注するタイプの企業では、受注・発注・仕入・売上入力を行う手間を省きたいニーズがあります。お客様から注文を定型フォームでFAXしていただき、数量だけ入力したら発注書を仕入先にFAXで送ることで業務を効率化します。（FAXではなくメール等で置き換えることも可能です）得意先ごとに注文いただける商品の種類と売単価は異なりますので、あらかじめマスターに設定しておきます。売掛金管理・買掛金管理等の業務は市販の販売系パッケージソフトを使うことで、導入コストの削減と法改正等によるカスタマイズ費用の低減を実現しました。

受注データ取込の効率化

得意先から送られてくる発注データ（発注書）の種類は、電話、FAX、紙（郵送）、テキストメール、EXCEL、PDFファイル、EDI等多岐にわたります。これらをうまく処理できる仕組みを長く研究してきた結果、Web、各種メッセンジャーBot、OCR、CTI、RPAの技術を使い各企業の現状に合わせた大幅な業務効率化が提案可能になりました。

受注データの種類による入力効率化の方法

① Web：お客様に作ってもらったデータを使うので大幅な効率化が可能
② LINE：お客様に作ってもらったデータを使うので大幅な効率化が可能
③ ﾃｷｽﾄﾒｰﾙ：お客様に決まったフォーマットで入力してもらうことで、大幅な効率化が可能
④ EXCEL、EDI：既存のEXCELシートを活用したデータ転送、大幅な効率化が可能
⑤ PDFファイル：項目ごとに転送ソフトを使って入力画面に転送
⑥ FAX：受信した画像を発注書が統一できる時は全体OCRで一括入力、無理な時は部分OCR
　　　　CTIと組合わせると得意先の自動入力とFAXをPCで見ながら入力できる
　　　　他の方式と比べたデメリットは100%のデータが出来ない点
⑦ 紙：発注書が統一できる時は全体OCRで一括入力、無理な時は部分OCR＋項目転送
　　　　他の方式と比べたデメリットは100%のデータが出来ない点
⑧ 電話：CTIを導入すると得意先の自動入力と直接入力しても録音があるため安心できる

お客様に見積書を提出して受注する時、もしEXCELの見積書であれば④のEXCELが使えます。受注データが揃えば、RPA技術でどんな入力ソフトにもデータを送り大幅な業務効率化が実現します。

お客様はホームページの発注画面より発注を行います。会社には受注データがメールで届きます。担当者はワンクリックで受注データの取り込みができるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様は一度発注いただくと、次回は入力データを保持しており、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

お客様はあらかじめ渡しておいたQRコードを読込み、LINEメッセージで数量のみ入力して送信します。会社ではLINEボットが受注のお知らせランプを点灯させます。担当者はワンクリックで受注データの取り込みが完了でき、FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。
お客様もFAXや電話による発注に比べ労力が削減でき、飲食業などの店舗から店主やスタッフの方がスマホで手軽に発注できる点が喜ばれます。

お客様は定型のフォームで記入いただいたメールで発注します。担当者はメールで届いた受注データをワンクリックで受注入力に転送できるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様には一度定型のオーダー用メールを送っておき、毎回修正しながら発注いただくことで、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

EXCELによる受注処理の効率化には大きく分けて２種類のタイプがあります。

１．お客様に定型のEXCELシートに入力いただいて発注していただきます。担当者はメールで届いたEXCELをワンクリックで受注入力に転送できるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様には一度定型のEXCELシートを送っておき、毎回修正しながら発注いただくことで、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

２．アパレル業界のような店舗を多く持つ企業からは、商品と店舗を表形式で注文書を送られてくるため、店舗数が30店舗、商品種類が20種類あると600行近くの入力を行うことになり30分以上かかってしまいます。それを自動転送すると1分程度で入力完了でき、ミスも発生しません。EDIも同様の方法で自動転送します。

発注側のお客様がシステム化している場合、PDFファイルで発注書を送ってくれることは可能ですが、PDFファイルはそれを作るプリンタドライバーごとに仕様が違うため、完全な自動取込ソフトを作ることができません。
そこで入力の効率を上げるために、１項目ずつ半自動でデータ転送できるソフトを開発しました。半自動ではありますが、どんなタイプのPDFファイルや反転できるデータには全て対応できる汎用性があります。
手入力やコピー＆ペーストより効率化でき、疲労も低減できます。

日本のビジネスの中でFAXはまだ多く残っています。郵便よりも早く紙を届ける意味では、昔はメリットがあったと思いますが、日本のＤＸを進める上ではFAXはなくさなければならない存在です。
AI-OCRの技術があがり変換率は大幅に上がりましたが、まだコストの問題が大きいのが現状です。
商品点数があまり多くない場合は、⑥FAXから ①Web ②LINE ③ﾃｷｽﾄﾒｰﾙ への移行を、商品点数が多くシステムから発注書を作っている場合は④EXCEL ⑤PDF への移行を検討出来ます。
最後に残るのは、商品点数も多く中小の取引先からくる手書きのFAX注文書です。このケースに２つの改善案を用意しました。

１．統一フォーマットで、大きな字と楷書体で記入してもらうことで、認識率アップとコスト削減を行います。
２．商品コードがほとんど登録済みのケースでは、コードと数量のみなので入力環境改善に努めます。

お客様は、記入した注文書をFAXで送信して発注します。担当者は、FAXをOCRでテキストにして確認後、受注入力に転送できるので、手入力が修正以外なくなります。
手書きの注文書がなくせない環境では、有効な手段です。