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販売管理業務を効率化

受発注業務システム

 
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受発注業務システム

販売管理に関するお悩みを解決

受注・発注・仕入・売上入力作業の効率化

 

【よくいただくお悩みや問題点】
・注文がFAXやメールで入るが、手入力が大変
・仕入先への発注書、商品と届く納品書など2重3重入力が大変
・受発注システムと売掛・買掛金管理までできる会社に合わせたシステムは膨大なコストがかかる

 
受発注業務システム

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「受発注・販売管理業務」の効率化とコスト低減


お悩みと問題点


お客様から販売管理に関するお悩みをたくさん頂きますので、まとめてみました。

a. 注文がFAXやメールで入るので販売管理に手入力する手間が大変なので何とかならないか?

b. 商社なのでお客様からの発注書がFAXで届き手入力、その商品を仕入先に発注、商品と一緒に納品書が届くので手入力。入力の手間を省きたい。

c. 上記の在庫を置かないタイプの商品が主で、受発注システムと売掛・買掛金管理までできる会社に合わせたシステムを要望すると莫大なコストがかかる。


解決方法


1. まず受発注業務部分を販売管理システムから分離することで、各会社に合わせた仕組みが提供可能になります。2つのタイプの受発注システムを用意して各会社に合った業務効率化を提案できます。

2. 受発注業務を各社に合わせた後、売掛金・買掛金管理の各社変わりない部分は市販のパッケージソフトに接続することで導入コスト削減と法改正等に伴うカスタマイズコストの削減を実現しました。

3. 得意先から送られてくる発注データ(発注書)の種類は、多岐にわたります。電話、FAX、紙(郵送)、テキストメール、EXCEL、PDFファイル、EDI等があります。これらをうまく処理できる仕組みを長く研究してきました。Web、各種メッセンジャーBot、OCR、CTI、RPAの技術を使い各企業の現状に合わせた業務効率化が提案可能です。

タイプ別受発注業務の効率化

1.在庫商品が多い企業で、受注部分の業務の効率化(通常の販売管理)

2.在庫をほとんど置かない企業で、受注と発注をまとめられる受発注業務の効率化

3.在庫をほとんど置かない企業で、受注に対して発注先が異なる受発注業務の効率化


1.在庫商品が多い企業で、受注部分の業務の効率化(通常の販売管理)


RPAを駆使した受注データ取込の効率化が行えます。
市販の販売管理ソフトが使えるため導入コストの削減と法改正等によるカスタマイズ費用の低減を実現しました。


2.在庫をほとんど置かない企業で、受注と発注をまとめられる受発注業務の効率化


在庫を置かずに、注文をそのまま仕入先に発注するタイプの企業では、受注・発注・仕入・売上入力を行う手間を省きたいニーズがあります。お客様から注文を定型フォームでFAXしていただき、数量だけ入力したら発注書を仕入先にFAXで送ることで業務を効率化します。(FAXではなくメール等で置き換えることも可能です)得意先ごとに注文いただける商品の種類と売単価は異なりますので、あらかじめマスターに設定しておきます。売掛金管理・買掛金管理等の業務は市販の販売系パッケージソフトを使うことで、導入コストの削減と法改正等によるカスタマイズ費用の低減を実現しました。

構成図:受注と発注をまとめられる受発注業務効率化

入力画面:受注と発注をまとめられる受発注業務効率化

受発注業務効率化システムでは、お客様ごとの売単価と仕入単価は自動的に記入されますので、受注数量のみ入力すれば完了します。後は、注文書のFAX送信、販売管理への売上入力・発注入力はワンステップで完了しますので、大幅な業務効率化を実現します。

業務の流れ:受注と発注をまとめられる受発注業務効率化

【更に効率を上げる手法】

1.CTIシステムと組み合わせて、得意先の自動入力、FAXを画面上に表示すること可能になります。

2.OCRとRPA(ソフトロボット)を使って、数量の手入力を省くことも可能です。

3.メールとRPA(ソフトロボット)を使って、数量の手入力を省くことも可能です。


3.受注に対して発注先が異なる受発注業務の効率化


在庫をほとんど置かず、受注に対して発注先が異なるタイプの企業では、受注・発注・仕入・売上の処理が複雑になり市販の販売管理パッケージでは処理できない悩みがあります。また要望を完全に満たすシステムを開発依頼すると中小企業ではコストが高すぎて導入できない悩みがありました。
このパッケージではロボット機能を駆使して、受発注業務と市販の販売管理システムを組合わせることで両方の悩みを解決しています。

プログラム一覧

NO プログラム 備考
Web受注 Web受注システム、メールで受注データが届きます
受注入力 受注の手入力用プログラム、過去データより売単価・日付自動記入機能、過去データより仕入単価・日付自動記入機能、得意先ごとの過去の直送先検索・転機機能
Web受注用メール取込ロボ Webから届いた受注メールを自動取込で受注入力画面に転送します
PDF取込ロボ PDFで届いた受注メールを自動取込で受注入力画面に転送します
見積(EXCEL)取込ロボ 見積を出していたお客様からの受注は、見積NOからデータを受注入力画面に転送します
受注一覧表&訂正 訂正機能(弥生転送後の訂正等)
絞込み機能(得意先、仕入先、受注日、発注日、仕入日、売上日、発注NO)
発注書 未発注データから同じ仕入先の物を選択してEXCEL発注書作成→発注書印刷(FAX送信)
仕入入力 納品伝票から発注データを呼び出して、物品選択して(一括選択機能あり)弥生仕入にデータ転送、受注データには仕入日記入
売上入力 受注入力単位で全商品が仕入処理済みの伝票リスト→選択後伝票表示→弥生売上にデータ転送
10 各マスタ保守 得意先マスタ、仕入先マスタ、担当マスタ
11 得意先マスタ転送 弥生販売の得意先を受発注システムの得意先に自動で追加する
12 仕入先マスタ転送 弥生販売の仕入先を受発注システムの仕入先に自動で追加する
13 ユーティリティ メニュー、保存・復元

【応用編】RPAを駆使した効率化


受注データ取込の効率化


 

得意先から送られてくる発注データ(発注書)の種類は、電話、FAX、紙(郵送)、テキストメール、EXCEL、PDFファイル、EDI等多岐にわたります。これらをうまく処理できる仕組みを長く研究してきた結果、Web、各種メッセンジャーBot、OCR、CTI、RPAの技術を使い各企業の現状に合わせた大幅な業務効率化が提案可能になりました。


受注データの種類による入力効率化の方法


 

① Web:お客様に作ってもらったデータを使うので大幅な効率化が可能
② LINE:お客様に作ってもらったデータを使うので大幅な効率化が可能
③ テキストメール:お客様に決まったフォーマットで入力してもらうことで、大幅な効率化が可能
④ EXCEL、EDI:既存のEXCELシートを活用したデータ転送、大幅な効率化が可能
⑤ PDFファイル:項目ごとに転送ソフトを使って入力画面に転送
⑥ FAX:受信した画像を発注書が統一できる時は全体OCRで一括入力、無理な時は部分OCR
    CTIと組合わせると得意先の自動入力とFAXをPCで見ながら入力できる
    他の方式と比べたデメリットは100%のデータが出来ない点
⑦ 紙:発注書が統一できる時は全体OCRで一括入力、無理な時は部分OCR+項目転送
    他の方式と比べたデメリットは100%のデータが出来ない点
⑧ 電話:CTIを導入すると得意先の自動入力と直接入力しても録音があるため安心できる

お客様に見積書を提出して受注する時、もしEXCELの見積書であれば④のEXCELが使えます。受注データが揃えば、RPA技術でどんな入力ソフトにもデータを送り大幅な業務効率化が実現します。

① Webを使った受注処理の効率化

お客様はホームページの発注画面より発注を行います。会社には受注データがメールで届きます。担当者はワンクリックで受注データの取り込みができるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様は一度発注いただくと、次回は入力データを保持しており、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

② LINEを使った受注処理の効率化

お客様はあらかじめ渡しておいたQRコードを読込み、LINEメッセージで数量のみ入力して送信します。会社ではLINEボットが受注のお知らせランプを点灯させます。担当者はワンクリックで受注データの取り込みが完了でき、FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。
お客様もFAXや電話による発注に比べ労力が削減でき、飲食業などの店舗から店主やスタッフの方がスマホで手軽に発注できる点が喜ばれます。

③ 定型フォーマットのテキストメールによる受注処理の効率化

お客様は定型のフォームで記入いただいたメールで発注します。担当者はメールで届いた受注データをワンクリックで受注入力に転送できるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様には一度定型のオーダー用メールを送っておき、毎回修正しながら発注いただくことで、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

④ EXCEL、EDI による受注処理の効率化

EXCELによる受注処理の効率化には大きく分けて2種類のタイプがあります。

1.お客様に定型のEXCELシートに入力いただいて発注していただきます。担当者はメールで届いたEXCELをワンクリックで受注入力に転送できるので、手入力が全くなくなります。FAXや電話による受注に比べ大幅な業務効率化が行えます。またお客様には一度定型のEXCELシートを送っておき、毎回修正しながら発注いただくことで、FAXによる発注よりも労力を削減できます。

2.アパレル業界のような店舗を多く持つ企業からは、商品と店舗を表形式で注文書を送られてくるため、店舗数が30店舗、商品種類が20種類あると600行近くの入力を行うことになり30分以上かかってしまいます。それを自動転送すると1分程度で入力完了でき、ミスも発生しません。EDIも同様の方法で自動転送します。

⑤PDFファイルによる受注処理の効率化

発注側のお客様がシステム化している場合、PDFファイルで発注書を送ってくれることは可能ですが、PDFファイルはそれを作るプリンタドライバーごとに仕様が違うため、完全な自動取込ソフトを作ることができません。
そこで入力の効率を上げるために、1項目ずつ半自動でデータ転送できるソフトを開発しました。半自動ではありますが、どんなタイプのPDFファイルや反転できるデータには全て対応できる汎用性があります。
手入力やコピー&ペーストより効率化でき、疲労も低減できます。

⑥発注書がFAXでくる場合の考察と対応

日本のビジネスの中でFAXはまだ多く残っています。郵便よりも早く紙を届ける意味では、昔はメリットがあったと思いますが、日本のDXを進める上ではFAXはなくさなければならない存在です。
AI-OCRの技術があがり変換率は大幅に上がりましたが、まだコストの問題が大きいのが現状です。
商品点数があまり多くない場合は、⑥FAXから ①Web ②LINE ③テキストメール への移行を、商品点数が多くシステムから発注書を作っている場合は④EXCEL ⑤PDF への移行を検討出来ます。
最後に残るのは、商品点数も多く中小の取引先からくる手書きのFAX注文書です。このケースに2つの改善案を用意しました。


1.統一フォーマットで、大きな字と楷書体で記入してもらうことで、認識率アップとコスト削減を行います。
2.商品コードがほとんど登録済みのケースでは、コードと数量のみなので入力環境改善に努めます。

⑥-1 FAXによる受注処理の効率化 (統一フォーマットを使用してOCRを使い一括入力)

お客様は、記入した注文書をFAXで送信して発注します。担当者は、FAXをOCRでテキストにして確認後、受注入力に転送できるので、手入力が修正以外なくなります。
手書きの注文書がなくせない環境では、有効な手段です。

⑥-2 FAXによる受注処理の効率化 (CTIを使い得意先の自動入力とFAXをPCで見ながらコードと数量のみ入力)

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