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RPA・リンクテクノロジー / 導入事例

弥生販売を活用した業務改善事例

【相談内容】
小売業を営んでいる企業様の事例です。
お米や野菜などの食品を得意先様へ定期的に配達していらっしゃいますが、配達したときに納品する商品と数量が決まるため、事前に納品書を準備することができず、配達したときにその場で手書きをしているとのこと。請求書は手書きで月末に1ヶ月分をまとめて作成しています。
インボイス制度への対応を機に何とかできないだろうか、とのご相談です。

【改善後】
納品時にタブレットで入力し、モバイルプリンタで納品書を印刷するスタイルを提案(宅配便のスタッフが行っているスタイル)。会社に戻ったらデータを販売管理に吸い上げるだけで入力作業がなくなり、月末のこれまで手書き・計算していた請求書を自動化でき、大幅に効率アップが実現しました。

手入力は数量だけなので入力ミスが出にくい仕組みです。
弥生販売の持つ強力な販売管理の基本機能を活かしつつ、タブレットとモバイルプリンタを使ったスマートな納品システムです。
・タブレットと会社の弥生販売をクラウド経由でつなぎ、RPAによるリアルタイムの売上入力と弥生販売のデータを使った納品書を作成することも可能です。

【使用したソフト】
1. 弥生販売24
2. 納品システム
3. データ連携ソフト
※2.3は自社商品

【使用したハード】
1. タブレット(Bluetooth対応)
2. モバイルプリンタ(Bluetooth対応)
3. パソコン

【シンプルRPA】パソコン入力業務の自動化を簡単設定

Excelやスプレッドシートはデータの加工を行うのに優れたソフトですので、現場でExcelを良く分かっている方がデータを加工して販売管理や給与計算ソフトに送りたい、というニーズはとても多いです。そういったニーズに簡単に対応できるのが「シンプルRPA」です。

「シンプルRPA」の最大のメリットは、簡単に自動入力ツールが作れること、導入後の修正も自分で簡単にできる点です。

例えば、パッケージソフト、ECサイト、Excel、スプレッドシート、CSVなどのデータを売上入力等に自動転送できます。また、メールやLINEの本文に含まれる発注データを売上に送ることも簡単にできます。

高価で大がかりなシステムを導入しなくても業務効率を上げる方法があります。コストも含め、他社に断られた案件でもお気軽にご相談ください。

【特許出願中】業務システム向け音声入力ソフト

弊社は、このたび事務処理に特化した「AI音声入力とロボット(RPA)」を組合せた商品を開発し、特許出願しました。

「スマホの音声入力をパソコン上で動かすイメージ」と「ロボット化(入力自動化)」ですべての業務ソフトの入力を効率化しました。

販売管理、会計、見積等の入力が音声のみでできますので、手入力が苦手な方、もっと効率よく入力したい方などのニーズにお応えします。

受発注業務システムを活用した業務改善事例

卸売業を営んでいる企業様の事例です。
毎日大量の注文と仕入先からの納品伝票がメール・電話・FAX・郵送で届きますが、商品数が多い上、受注のたびに見積・発注する場合が多いため業務が複雑になっていました。
見積と受注管理はエクセルで各担当者がそれぞれ処理し、請求業務のみ販売管理システムで処理していました。
どこをどう改善・効率化できるかをご相談いただきました。

【使用したソフト】
1. 受発注業務システム
2. RPA
3. 弥生販売

【改善後】
1. 見積業務
・見積書作成では、今まで使っていたエクセルの自由度や利便性を活かす方が良いと考え、RPAを使って受注入力へ自動転送するようにしました。

2. 受注・発注業務
・受注業務は、伝票入力に過去のデータから売単価・仕入先・仕入単価が自動表示されるようにしました。
・発注業務は、同じ仕入先の商品をまとめて抽出し発注書を作成できるようにしました。
・仕入業務の仕入伝票入力では、発注データを呼び出して入荷品を選択することで部分仕入れを可能にしました。入力を確定するとRPAにより、弥生販売の仕入入力へ自動転送します。
・発注書はプリントアウトをFAXに送ることでFAXが自動送信されます。
・売上業務の売上伝票入力では、受注伝票を仕入済みにし、弥生販売の売上入力へ自動転送します。

3. 売掛金・買掛金管理業務
弥生販売ですべて行います。
RPAによる仕入・売上データの自動転送機能により、すべての手入力が必要なくなります。

【まとめ】
・販売管理パッケージの持つ利点と受発注システムの利点を組合わせたことが最大の特徴です。大幅なコスト削減効果が見込めます。

・受発注業務部分を販売管理システムから分離することで、企業に合わせた仕組みが低コストで提供できました。

・発注書は、お客様ごとの売単価と仕入単価が自動的に記入されるので、受注数量のみ入力すれば完了します。(大幅な作業の効率化)

・活用できるすべてのデータをRPAを使って自動転送しますので、弥生販売の売上入力・発注入力は完全に自動化できます。(大幅な作業の効率化)

・売掛金・買掛金管理(企業ごとに不変の部分)は弥生販売に接続することで、導入コスト削減と法改正等に伴うカスタマイズコストの削減を実現しています。

・弥生販売の持つ強力な販売管理の基本機能および多様な分析レポートを活用できます。

QRコードとLINEによる受注業務効率化

【受注業務効率化のお悩み】

Q:お客様からの注文がFAXや電話でくるためスタッフが手で入力しています。受注業務は効率化できますか?

A:手入力せずにどうデータ化するかです。QRコードを使う方法があります。お客様にQRコードを読み込んでもらい、そこから注文してもらうと注文内容をデータ化できます。一度データ化してしまえば、販売管理システムへの入力はロボット(RPA)で自動入力できますので、業務を効率化できます。

【QRコード活用後:受発注処理の流れ】

1.よく注文される商品コードと商品名をQRコードに埋め込み、あらかじめお客様に渡しておきます。
2.お客様がスマホでQRコードを読み込むとLINE上に商品コードと商品名が展開されます。
3.お客様は発注したい商品の数量欄に数量を入力し、送信します。
4.会社側に届いた発注用LINEメッセージは、ロボット(RPA)により販売管理ソフト(弥生販売等)に自動入力されます。

【メリット:業務効率化の実現】

1.お客様は、電話やFAXによる注文よりも簡単に発注業務が完了できます。
2.企業側は、電話やFAXによる受注業務より大幅な効率化を実現できます。
3.みんなが使っているスマホ(QRコード読み取り)とLINEを活用することで追加コストなしで運用を開始できます。

【その他】

1.QRコードの印刷システムが付属します。
2.LINEが入るとパトランプが光るオプション
3.ロボット(RPA)により販売管理システム(弥生販売等)に自動入力する機能は、メールやエクセルデータにも応用可能

【まとめ】
お客様は、LINEで表示されたメッセージに数量のみを入力するだけなので、FAXや電話による発注に比べて労力が削減できます。
会社では、LINEから販売管理システム(弥生販売等)へワンクリックで受注データの取り込みができるため、FAXや電話による受注に比べて大幅に業務を効率化できます。
飲食業などの店舗からスマホで手軽に発注できるので、とても便利です。

DX化問題の解決策はRPAの活用にあり

RPAとは、パソコン上で動くソフトウェアロボットです。パソコン上で行う業務プロセスや作業を自動化したり、簡素化することができます。時間や労力を大幅に削減できるので、少ない労働力でも生産性を向上させることができるのです。

RPAは同じことを繰り返したり、人間が行うと面倒に感じるような単純作業が得意です。ロボットが作業を行うことで、疲れない、早い、正確、人件費がかからない等のメリットがあります。

【RPAでできることの一例】
・ウェブサイトからデータを自動的に収集するスクレーピング
・独自の指定伝票・集計表・グラフ等へ自動転送して印刷
・販売管理に足りない顧客情報を付加
・クラウドOCRでFAXをテキスト変換して販売管理ソフトなどへ自動転送
・PDF/EXCELデータをテキスト変換して販売管理ソフトなどへ自動転送
など

販売管理に関するお悩み

アンソネットには、福岡に限らず全国のお客様から販売管理に関するお悩みが届きます。
たくさんいただくのでまとめてみました。

【お悩みや問題】
a.  注文がFAXやメールで入るので販売管理に手入力する手間が大変。何とかならないか?

b.  商社なのでお客様からの発注書がFAXで届き手入力、その商品を仕入先に発注、商品と一緒に納品書が届くので手入力。入力の手間を省きたい。

c.  上記の在庫を置かないタイプの商品が主で、受発注システムと売掛・買掛金管理までできる会社に合わせたシステムを要望すると莫大なコストがかかる。

【 解決方法 】
1.  まず受発注業務部分を販売管理システムから分離することで、各会社に合わせた仕組みが提供可能になります。2つのタイプの受発注システムを用意して各会社に合った業務効率化を提案できます。

2.  受発注業務を各社に合わせた後、売掛金・買掛金管理の各社変わりない部分は市販のパッケージソフトに接続することで導入コスト削減と法改正等に伴うカスタマイズコストの削減を実現できます。

3.  得意先から送られてくる発注データ(発注書)の種類は、多岐にわたります。電話、FAX、紙(郵送)、テキストメール、EXCEL、PDFファイル、EDI等があります。これらをうまく処理できる仕組みを長く研究してきましたのでWeb、各種メッセンジャーBot、OCR、CTI、RPAの技術を使い各企業の現状に合わせた業務効率化のご提案が可能です。

IT導入補助金の活用も可能です。
最終申請締切は6月13日となっておりますので、ご興味がおありでしたらお早めにご連絡ください。

弥生販売の活用事例(RPAを使った配達業務支援&自動入力システム)

食品の卸売業を営んでいる企業様の事例です。
取引先への納品を自社スタッフで配送していますが、納品伝票は複写式を使い、手書きで処理していました。インボイス制度の導入を検討する過程で大手運送会社のようなモバイル端末とモバイルプリンタによる納品書発行を考えましたが、コスト面で実現できるシステム会社が見つからず、弊社でようやく実現することができた事例です。

【導入後】
弥生販売の持つ強力な販売管理の基本機能を活かしつつ、大手宅配会社が行っているようなモバイル端末とモバイルプリンタを使ったスマートな納品システムをRPA(ロボット技術)を使うことで低価格で実現しました。

モバイル通信の環境が良くなったことで、モバイルパソコンと会社の弥生販売をクラウド経由でつなぎ、RPAによるリアルタイムの売上入力と弥生販売のデータを使った納品書作成(インボイス制度に対応)を実現しています。
また、モバイルパソコンからRPAが自動入力したことにより、事務スタッフのデータ入力が必要なくなり、ほとんどの業務を在宅勤務(テレワーク)で処理可能になりました。

弥生販売とRPAによる問題解決事例

冷凍食品の卸売業を営んでいる企業の事例です。FAXでの注文書がほとんどで、国内のみならず海外への出張も多いため、出張先からすべての処理ができないかと相談がありました。弥生販売を導入済みでしたが、出荷倉庫と直送先を入れた出荷依頼書もFAXで送信する必要があり、二重入力の問題でも困っていらっしゃいました。

【導入ソフト】
1. 弥生販売
2. 販売管理用RPA「帳票作成タイプ」
3. 接客ナビ(CTIでFAX受信データを確認)
4. リモートツール

【導入後の業務フロー】
1. お客様から事務所FAXへ注文書が届く
  メール送信ロボット(RPA)が、FAXをpdf変換してメールで送信
2. リモートツールで外出先より事務所のパソコンを操作
3. 接客ナビ(CTIソフト)で、事務所FAXに届いた注文書データを確認
  ワンクリックで弥生販売の入力画面へジャンプする(得意先は自動入力)
  画面上のFAX内容を見ながら弥生販売の売上伝票へ登録
4. 売上伝票を出力すると出荷依頼書作成ロボット(RPA)が弥生販売から出荷依頼書
 (Googleスプレッドシート)へデータ転送
5. Googleスプレッドシートの出荷依頼書で出荷倉庫と直送先を選択して印刷すると、
  自動的にFAXが倉庫に送信

CTIシステムとASP型Webショッピングカートサービスを連携

RPAとリンクテクノロジー(リンク技術)なら、APS型Webショッピングカートとの連携も可能です。

事前にWebのショッピングカートで会員登録すると割引が受けられるテレフォンサービス業様での事例です。この事例では、はじめて電話をされたお客様が、事前にWebで会員登録されている場合が非常に多いため、Webで会員登録があった場合、その会員情報を自動的に インバウンドCTIシステム「接客ナビ」 へ取り込みます。

CTIシステムとSaaS型SAF「eセールスマネージャー」とを連携

インバウンドCTIシステム「接客ナビ」 と営業系部署で使用しているSFA、eセールスマネージャー(ソフトブレーン) とをWeb接着剤で連携。お客様からの電話があった場合、そのお客様のカスタマーシート(顧客マスタ)、ビジネスシート(案件マスタ)を開きます。

この事例は、案件のスパンが長い(クロージングまで時間がかかる)業種様での導入だったため、お客様からの電話に対して素早く案件情報(ビジネスシート)を開き、過去の履歴を確認しての対応が可能になり、クロージング率の向上と素早い対応による顧客満足に繋がっています。

CTIシステムとWebショッピングカートを連携(EC-QUBE、Zen Cart など)

インバウンドCTIシステム「接客ナビ」 と、WebショッピングカートとをWeb接着剤が連携させました。

お客様からショッピングカートであった注文に対しての問い合わせが電話であった場合、CTIシステム「接客ナビ」からショッピングカート管理画面のお客様情報、注文履歴画面を表示します。EC-CUBE、Zen Cart、osCommerce など、複数のオープンソース系Webショッピングカートシステム(ECシステム)に対応。

輸出入商社様弥生販売とサイボウズメールワイズの2つのシステムと連携

アンソネットの連携・リンク技術は、複数のシステムとの同時接続も実現します。

サイボウズ メールワイズ でメール履歴と電話履歴の一元管理をしていた輸出入商社様。「メールは自動的に履歴が残るのに、電話履歴は手動で作らないといけない。」 これを解消するために、CTIシステム「接客ナビ」 と サイボウズ メールワイズ を連携させました。お客様から電話があったときに、ボタン一つで サイボウズ メールワイズ に電話対応履歴が作成されます。 また、過去に提出した見積や販売実績は 弥生販売 (販売管理ソフト)で管理しているため、サイボウズ メールワイズ と同時に、弥生販売 へのリンクも行っています。

税理士事務所などで郵便物の配達状況を自動確認 「配達ウォッチマン」

税理士事務所などで、書留などの配達記録付き郵便を送った場合、その郵便が届いたかどうかは日本郵便の 「郵便追跡サービス」 でお問い合せ番号をその都度、手で入力して確認する必要がありました。

アンソネットの連携・リンク技術 「Web接着剤」 の応用系である配達状況確認システム 「配達ウォッチマン」 は、郵便物のお問い合せ番号を一度登録しておけば、自動的に配達状況をチェックし、配達が完了していたら画面表示と音声でお知らせするシステムです。

受注FAX-PC受信、電子印鑑、請書FAX-PC送信、複合機とのPC-FAX連携

FAXで受注を受けてる卸売業様での事例です。受注をFAXで受け、注文請書を作成、印鑑押印、FAX送信。すべて紙ベースで行っていた作業を、アンソネットの連携・リンク技術、リンクテクノロジーでペーパーレス化しました。

複合機で受けた受注FAXをサーバーPCの共有スペースに保存。クライアントPCでFAXを開き、電子印鑑を押印、必要事項をキーボード記入、PC-FAX送信。完全なペーパーレス化で業務効率をアップさせます。

複合機で受信したFAXはCTIシステム「接客ナビ」上に受信履歴として表示されます。見たい履歴をクリックすればPC上で注文書FAXを表示します。必定事項を記入して、電子印鑑を押印した後、同じ複合機から注文請書をPC-FAX送信可能です。

Webショッピングカート、弥生販売(販売管理ソフト)、宅配便送り状印刷システム、を連携

Webショッピングカートから注文を、メールを見ながら 弥生販売 (販売管理ソフト)に入力・登録・伝票出力。出力した伝票を見ながら、宅配業者が提供している宅配便送り状印刷システムに入力・登録・送り状印刷。「同じ顧客情報の入力を販売管理と送り状印刷システムの両方に入力している。」 特にコンシューマ向けの通信販売業様(BtoCの通販業様)に多いと思います。

そんな、販売管理ソフトの入力(Webショッピングカート)と出力(送り状印刷システム)も、アンソネットの連携・リンク技術で連携・接続・リンクが可能です。

通信販売業様が商品発送作業でお困りなのが、プレゼント、贈答品なので「送り主」と「送り先」が異なる場合です。販売管理ソフトに登録するのは「送り主」である購入者の方なのですが、お届け先が別の方になるので、販売管理ソフトに入力項目が存在しない「送り先」情報を何らかの方法で管理する必要があります。

この事例では、ショッピングカートから取得した「送り先」情報を、弥生販売 の売上情報の明細行に「摘要」もしくは「メモ」として入力、登録しています。「摘要」「メモ」として登録された「送り先」情報は、送り状発行システムに送られ、「送り主」「送り先」の両方が登録された状態で送り状が発行されます。 アンソネットの連携・リンク技術なら、販売管理ソフトで「送り先」情報の管理まで、できてしまいます。

CTIシステムと Lotus Notes をリンクテクノロジーで連携

Lotus Notes で作られたカスタマーサポートセンターシステムと、CTIシステム「接客ナビ」 の連携を、リンクテクノロジーを使って実現。Lotus Notes のようなカスタマイズが前提となったグループウェアとも、アンソネットのリンクテクノロジーなら連携が可能です。

CTIシステム「接客ナビ」 で、電話の発着信履歴を管理。この事例では、時間帯によるオペレータの人数の変動(同時に対応可能な電話本数の変動)に、「接客ナビ」 の「IVR(自動音声応答)」で対応しています。 電話対応後、Lotus Notes 上に構築されたカスタマーサポートセンターシステムにある「CTI連携」ボタンをクリック。電話対応の履歴が自動的に登録され、オペレータによる詳細な入力を開始することができます。 顧客数増加に伴う Notes 上での検索速度の低下をリンクテクノロジーによるダイレクトリンク機能で解消。「システムを連携させれば作業効率が上がる」を代表する事例のひとつです。

CTIシステムと保険会社Webベース顧客管理システムをWeb接着剤で連携

保険会社が代理店向けに提供しているWebベースの顧客管理システム。そのWebベースの顧客管理システムとの連携を実現したのもWeb接着剤です。

「動作が遅い」、「入力可能な項目が少ない」、「他社保険の入力に制限がある」、「顧客データは自社でも管理したい」、様々な理由があり、保険会社が代理店向けに提供しているWebベースの顧客管理システムだけで顧客管理を行うのは難しい。自社に独自の顧客管理システム(ローカル顧客管理システム)を導入し、保険会社提供のWebシステムとは別に顧客管理を行っている、行いたい。そんな保険代理店業様は多数いらっしゃいます。 そこで問題になるのが自社のローカル顧客管理システムと、保険会社が提供しているWebベースの顧客管理システムの連携です。「できないのが当たり前」だと思われている代理店業の方が多いのですが、アンソネットの連携・リンク技術、Web接着剤 はそんなWebシステムとの連携・リンクを可能にします。

Webシステム同士(独自システムとeセールスマネージャー)をWeb接着剤で連携

カスタマーサポートセンターが使用している独自のWebベースの修理依頼受け付けシステムと、営業系部署で使用しているSFA、eセールスマネージャー(ソフトブレーン) とをWeb接着剤で連携。

カスタマーサポートセンターにある修理依頼受け付け履歴をチェックし、古い機器を使用しているユーザーに入れ替えの営業提案。独自システムである修理依頼受け付けシステムある「SFA連携」ボタンをクリックすると、eセールスマネージャー にカスタマーシート(顧客マスタ)とビジネスシート(案件マスタ)が自動登録されます。 「営業に再入力の手間をかけさせるのは時間の無駄」 「しかし、開発元が違うWebシステム同士の連携には大きなコストが発生してしまう」 「開発元が違うWebシステム同士を安価に連携させる方法はないのだろうか??」 そんな要望を、Web接着剤が実現しました。

テレマーケティング代行 A社

テレマーケティング代行業を行っているA社では、電話をかける前に上部会社が提供している発信規制電話番号検索システムを使用して当日分の電話番号リストに発信規制対象の番号が含まれているかどうかチェックしています。 発信規制電話番号検索システムはインターネット上で提供されており、1度に検索可能な電話番号が100件までに制限されています。

 [導入前] 当日使用する電話番号のリストを既存システムからテキストファイル出力。開いたテキストファイルから電話番号を100件コピー。Webシステムに貼り付けて検索実行。Webシステムから出力された検索結果CSVファイルをExcelで読み込み、レイアウトを整えて印刷... という作業を繰り返し行っていました。1日に数千の電話番号を処理するため上記作業が何十回も発生し、多くの時間を取られてしまい困っていました。

 [導入後] 既存システムから当日使用する電話番号のリストを出力したら、自動的に発信規制電話番号検索システムを使って発信規制対象チェックを行い、結果も各担当毎に出力できるようにしました。Web接着剤が発信規制電話番号検索システムの制限である100件ずつの検索処理を自動で行うため、電話番号を100件ずつ手動で処理するよりも大幅に作業時間が短縮できました。各担当に配布する電話番号リストの出力までも自動でできるようになったので、非常にスムーズに1日の業務を開始できるようになりました。

健康食品メーカーA社

健康食品メーカーA社では、インターネット上で自社製品の直販を行っており、オンラインショッピングシステムはASPサービスを利用しています。

 [導入前] オンラインで注文があった場合、ASPサービスの「管理ページ」にログインして「注文の詳細ページ」を開いて印刷し、その印刷物を見て業務システムへの入力、発送などの処理を行っていました。注文数が少ない時はそれでも回っていましたが、注文数が多くなるにつれてこの作業に取られる時間が無視できないほどに増えてきました。お歳暮シーズンなど普段より注文数が多い期間は特に大変で、入力が追いつかず発送作業が滞る場合があり困っていました。

 [導入後] Web接着剤が新規注文を定期的にチェックし、注文があればその詳細を取得し、業務システムへの入力作業までを行うようにしました。これにより、手動での処理にかかっていた時間・人材を別のところで使えるようになりました。また、1日に対応できる最大の注文数も増え、お歳暮シーズンなど普段より注文数が多い期間でも滞りなく発送作業が行えるようになりました。

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